Sales forecasting is een voorspelling op de hoeveelheid sales, omzet of winst die je in de toekomst verwacht te behalen met jouw dienst of product, op basis van berekeningen.
In dit artikel leggen wij je uit hoe je goede sales forecasting opzet, wat je hiervoor nodig hebt en welke hulpmiddelen je kunt inzetten.
Onderdelen die je helpen een berekening te maken
Bij sales forecasting baseer je je berekeningen op behaalde resultaten uit het verleden in combinatie met cijfers die al bekend zijn.
- Als het gaat om het verleden, reken je niet één jaar mee maar meerdere jaren. Zo krijg je een zo goed mogelijk beeld.
- Daarnaast gebruik je gegevens uit je branche of neem je trends mee in de huidige economie die daadwerkelijk invloed uitoefenen op je omzet of winst.
- Als het gaat om een nieuwe klant, dan is het niet mogelijk om je sales forecasting te doen op basis van eerdere gegevens. Wel kun je dan kijken naar de data van soortgelijke klanten in je systemen om toch tot een zekere voorspelling te komen.
- Vaak is het handig een marktonderzoek te doen om een voorspelling te doen.
Vragen die helpen bij sales forecasting
Om je te helpen je berekeningen nog zuiverder te maken, kun je jezelf de volgende vragen stellen:
- Hoe lang duurt het voordat een prospect interesse toont in jouw dienst of product?
- Hoeveel procent van de prospects wordt daadwerkelijk klant?
- Hoe lang duurt het om een deal te sluiten?
- Wat is de gemiddelde orderwaarde of het gemiddelde tarief?
- Wat is de duur van het onboarding proces
- Hoe lang blijft een klant gemiddeld klant (inclusief gemiddelde verlengingen)
- Hoe vaak gaat een klant gemiddeld over tot een herhaalaankoop?
- Hoe hoog is het klantverloop?
Wat levert sales forecasting je op?
Door sales forecasting toe te passen, creëer je inzicht in hoe je middelen, capaciteit en budget het beste inzet om jouw organisatie te laten groeien. Zo maak je betere beslissingen en voorzie je kansen en bedreigingen sneller.
Het allerbelangrijkste bij het maken van een goede sales forecast, is dat je de juiste data hebt waarop je je voorspelling doet.
Methodes voor sales forecasting
Er zijn verschillende methodes die je kunt inzetten om een goede sales forecast te maken.
1. Stadia in het verkoopproces
Bij deze methode maak je een prognose op basis van de verschillende stadia die een prospect doorloopt voordat hij klant wordt. Hier volgt een voorbeeld:
- Als een prospect interesse toont in jouw dienst of product, dan volgt er altijd eerst een gesprek. Daarna krijgt de prospect een demo en weer later volgt jouw offerte.
- Bij je forecast kijk je hoeveel prospects in de gespreksfase zitten. De kans dat deze prospects klant worden is op dat moment 25%.
- Vervolgens kijk je hoeveel prospects in de demo fase zitten. De kans dat dit groepje prospects klant wordt, is 50%.
- Bij de prospects die al een offerte van je ontvingen, reken je met een kans van 75% dat ze klant worden.
Het nadeel van bovenstaande berekening is dat de gemiddelde verkoopcyclus en bijbehorende benodigde tijd niet in de berekening staan. En het scheelt nogal of een prospect binnen een week alle stadia doorloopt en erg enthousiast is, of er al drie maanden over doet.
2. Gemiddelde verkoopcyclus op basis van historische data
Je kunt voor een sales forecast ook kijken naar de gemiddelde verkoopcyclus die op jouw dienst of product van toepassing is. Zo weet je ongeveer hoeveel tijd verstrijkt tussen het eerste contact met een prospect en het ondertekenen van een offerte.
De berekening die je dan toepast, is als volgt: stel, je verkoopcyclus is 4 maanden. Bij een nieuwe prospect reken je na 1 maand met een kans van 25% om hem tot klant te maken. Bij de tweede maand is dat 50% en na drie maanden reken je met een kans van 75% enzovoort.
Verzamel en registreer wel goed alle data vanaf het eerste prospect contact.
3. Pijplijnanalyse
Bij deze methode bekijk je welke prospects in je pijplijn zitten, hoe lang ze daar al zitten en in welk stadium ze zich begeven. Om deze forecasting methode toe te passen heb je echt wel wat geavanceerdere technieken nodig om de berekening te maken.
4. Input van je salesteam
Je kunt ook vertrouwen op de input van de verkopers binnen je team. Zij schatten dan in wanneer een deal sluit, en voor hoeveel. Deze methode is eigenlijk alleen van toepassing bij nieuwe klanten, omdat er dan nog geen data beschikbaar zijn van eerdere jaren.
Voor sales forecasting bij bestaande klanten is deze methode wat onzuiver en daarom niet aan te raden. Verkopers zijn namelijk geneigd om verwachte omzet te hoog in de schatten.
Mix van verschillende methodes
Wil je als organisatie een zo goed mogelijke sales forecast maken, dan moet je eigenlijk alle hierboven beschreven manieren toepassen. Hoe meer data je hebt over de afgelopen jaren, des te beter beeld je krijgt en des te betere voorspellingen je kunt doen voor de toekomst.
Tools en hulpmiddelen bij sales forecasting
CRM-systeem
In een CRM-systeem volg je leads, hou je bij hoeveel en wat je verkoopt aan welke soort klant, en kun je rapportages maken op basis van deze gegevens.
Spreadsheets (Excel of Google Sheets)
Ben je een startup en is een CRM systeem nog niet aan de orde, dan kun je bovenstaande gegevens natuurlijk ook prima bijhouden in een spreadsheet. Het is flexibel en je kunt op basis van formules en grafieken echt wel interessante sales data verzamelen.
Echter, het kost veel tijd, is foutgevoeliger en als de organisatie groter wordt, is een dergelijke tool wellicht wat te beperkt.
Verkoopanalyse tools
Er zijn ook veel analysetools op de markt die helpen bij het stellen van prognoses, het bijhouden en presenteren van data en het inzicht geven in de verkooppijplijn.
Leadscoring tools
Bij leadscoring geef je een weging mee aan je leads, die je helpen inschatten hoe groot de kans is dat ze ook daadwerkelijk klant worden. Onderdelen die een dergelijke weging helpen bepalen zijn bijvoorbeeld de activiteiten van deze leads op je website (welke pagina’s zijn bezocht, hoe lang was de lead op de pagina, is er een contactaanvraag gedaan, of een download van het één of ander).
Leadscoring tools helpen je je leads op te delen in verschillende mandjes, die ieder een eigen aanpak of vervolgstap nodig hebben. Ook helpen deze tools om je boodschap te personaliseren zodat het beter aansluit bij de behoeften van je leads.
Boekhoudprogramma’s
Op basis van een boekhoudprogramma zie je ook welke kosten er tegenover de omzet staat. Zo krijg je een zuiverder beeld van de uiteindelijke winst die je sales forecasting aanscherpen.
Sales Artificial Intelligence tools
Sales AI systemen voeren de taken voor je uit die je anders met menselijke intelligentie moet uitvoeren. Dit soort software programmeer je dusdanig, dat het vele databronnen met elkaar verbindt en daar analyses op los laat. Het gevolg: feitelijke inzichten op basis van historische data die een voorspellende functie krijgen.
Door een AI systeem te gebruiken als sales forecasting tool, bespaar je tijd en capaciteit. AI is een perfecte tool om nauwkeurig en precies te werk te gaan om de juiste gegevens scherp te krijgen.
De voordelen van AI bij sales forecasting
Sales forecasting op basis van AI biedt de volgende voordelen:
- Het analyseert onbenutte gegevens die het menselijk oog over het hoofd ziet.
- Het legt verborgen verbanden bloot.
- Het voorspelt toekomstige acties van je klanten of prospects.
- Het helpt klantuitval inschatten en voorkomen.
- Het stelt klantprofielen vast op basis van feitelijke data.
- Het helpt next best action te bepalen.
Trendskout Sales Booster
Met de Trendskout Sales Booster heb je een compleet Sales AI software pakket in handen, bestaande uit een overkoepelend systeem met vele plug-ins. Hiermee maken wij de software eenvoudig op maat en geschikt voor jouw organisatie. Dat bespaart heel veel programmeerwerk, waardoor het AI-systeem in slechts enkele dagen te implementeren is voor een concrete businesscase.
Lees hier meer over de business case van Coeman Packaging.
Onze toegankelijke software biedt niet alleen een snellere en flexibeler doorlooptijd, maar bovendien een hogere rentabiliteit. Dat maakt het ook voor kleinere projecten waardevol om met sales AI aan de slag te gaan.
Zelf ook Sales AI toepassen? Dan staan wij je hierin als AI bedrijf graag bij. Contacteer vrijblijvend één van onze medewerkers.
